Håndtering af stormøder

Denne funktion giver mulighed for at vise en liste med information om alle aktuelle stormøder i huset.

Et møde fortolkes som ”stormøde” når der er inviteret mere end én deltager til mødet. Det kan være borgere, medarbejdere, eksterne konsulenter e.l.

Mødelisten er tilgængelig via en knap på start skærmbilledet på standerens touch skærm.

Adgang til denne funktion kan, hvis dette ønskes, beskyttes således at brugeren bliver spurgt efter en nøgle når han trykker på knappen. Nøgle kunne f.eks. være et medarbejder nummer, initialer, sagsnummer eller et mødenummer som fremsendes sammen med møde invitationen.

Aftalerne vises sorteret efter mødernes starttidspunkt, således at de nærmeste aftaler vises først.

Aftaler som er udløbet vises ikke og det er kun aftaler indenfor de næste par timer der bliver vist.

Aftaler som er blevet aflyst er markeret med rød.

Brugeren kan nu se informationer om aftalen og fremmøde kan registreres ved at køre sundhedskortet igennem kortlæseren.

Ved tryk på pilen til højre for aftalen kan borgeren få ekstra informationer om den pågældende aftale. Dette kan være generelle informationer, men også beskeder fra ordstyreren, samt vejvisninger m.m.

Medarbejderen som har oprettet aftalen (ordstyreren), får ikke besked om ankomsten, hvis der er tale om et møde med flere deltagere. Men systemet registrerer fremmødet og det er muligt at se status for fremmødet i VisAftale systemets dagsvisning. Fremmødet vil ligeledes figurere i statistikken.

Mødelisten vil også være tilgængelig i systemets kontrolpanel. Dvs. at receptionen kan tilgå den og få ekstra informationer, om hver enkelt aftale, herunder f.eks. ordstyrerens telefonnummer.