Bedre service, mindre kø og maksimal diskretion

VisAftale Systemet gør det muligt for borgeren selv, at registrere sit fremmøde i jobcenteret.

Selvbetjening giver en række fordele, som f.eks. bedre service, højere diskretion og ingen kø. Desuden giver systemet mulighed for, at ledelsen kan bruge statistiske rapporter til optimering af arbejdsgange.

Sådan fungerer VisAftale

• Borgeren ankommer og registrerer sig selv med sit sundhedskort i en kortlæser.
• På en tilhørende skærm vises nu sagsbehandlerens navn samt en vejvisning til hvor mødet afholdes
• Sagsbehandleren notificeres om borgerens fremmøde via en e-mail.

VisAftale systemet kan:

• Øge effektiviteten hos sagsbehandlerne.
• Nedbringe antallet af henvendelser i receptionen.
• Give borgerne mere diskretion.

Integrationer

VisAftale systemet har moduler til understøttelse af de to store post og kalendersystemer: Microsoft Exchange og Lotus Notes. Integration til andre post- og kalendersystemer, samt fagsystemer og offentlige portaler, er ligeledes muligt.

VisAftale systemet kan integreres med køsystemerne fra Q-Matic. De to systemer er integreret i samme stander og borgeren opleverer dem som ét samlet system.

Kontrolpanel

VisAftale systemet inkluderer et kontrolpanel til brug i receptionen.

Der er mulighed for b. la. søgning og filtrering af aftaler efter borgerens navn og fødselsdato, samt efter mødedato, sagsbehandlerens navn og mødetype.

Aftaler, der findes i receptionssystemet, ses i en kalenderlignende visning. Her bliver aftalerne sorteret efter sagsbehandler og efter mødetidspunktet.

Systemet giver et samlet overblik over alle afdelinger og alle medarbejdere i organisationen. Afdelinger kan vælges til og fra i visningen, og medarbejderne kan f.eks. vises i alfabetisk rækkefølge.

Integreret statistik

VisAftale systemet har et statistikmodul, hvor der til enhver tid kan udtrækkes rapporter om bl.a.:

• Antallet af fremmødte borgere.
• Spidsbelastningsperioder.
• Hvilken type aftaler der er flest af.

Rapporterne kan hentes for den enkelte sagsbehandler eller for en hel afdeling.

Viborg Kommune ønskede mere diskretion, højere service og ingen kø

Læs mere om, hvorfor Viborg Kommune har valgt at bruge VisAftale systemet:

CASE: Viborg Kommune