CASE: VisAftale på Viborgs nye rådhus

Da Viborg Kommune, den 13. september, åbnede dørene for det nye rådhus, var Internetfirmaets nye VisAftale system, sammen med Qmatics nummersystem, en integreret del af husets softwarepakke.

Med de nye iøjefaldende besøgsstandere i indgangshallen, kom Viborg Kommune et synligt syvmileskridt tættere på, at opfylde det fællesoffentlige e2012 mål om øget digital kommunikation.

Viborg Kommune har nemlig, som den første kommune i Danmark, valgt at digitalisere borgernes fremmøde, med det nye VisAftale system. Et system der skaber optimerede arbejdsgange og større diskretion.

Viborg Jobcenter har, med stor succes, anvendt systemet over en længere periode og derfor har kommunen nu valgt, at indføre systemet på hele det nye Viborg Rådhus.

VisAftale systemet har moduler til understøttelse af de to store post- og kalendersystemer; Microsoft Exchange og Lotus Notes. Integration til andre kalendersystemer, samt fagsystemer og offentlige portaler er ligeledes muligt.

VisAftale systemet gør det muligt for borgerne, at benytte sig af en selvbetjeningsløsning, når de henvender sig på kommunen.

Systemet er simpelt at anvende:

Borgeren ankommer og registrerer sig selv, ved at køre sundhedskortet igennem en kortlæser, eller ved at indtaste CPR-nummer. Hvis borgeren har en forudgående aftale, vises sagsbehandlerens navn nu på skærmen, sammen med en vejvisning til hvor mødet skal afholdes. Sagsbehandleren notificeres om borgerens fremmøde. Borgere uden en forudgående aftale får automatisk et kønummer.

Backoffice delen inkluderer et veludviklet kontrolpanel, med dagsvisning, til brug i receptionen, samt et brugervenligt statistikmodul.

I receptionsmodulet er der mulighed for bl.a. søgning og filtrering af aftaler og aftalerne ses i en kalenderlignende visning, sorteret efter sagsbehandler og mødetidspunkt. Se mere om receptionsmodulet her.

Statistikmodulet giver en uundværlig viden, der kan anvendes i forbindelse med udvikling og optimering af arbejdsgange og arbejdsmetoder. Læs mere om statistikmodulet her.

Du kan læse mere om VisAftale systemet her eller klik VisAftale for at hente vores brochure.

Hvis du ønsker en uforpligtende demonstration af produktet, eller hvis du har brug for yderligere information, så er du naturligvis meget velkommen til, at kontakte os.

Viborg har, med løsningen fra Internetfirmaet og Q-matic, taget hul på kommunernes udfordring med, at der er alt for få hænder til alt for mange sager. Systemet giver nemlig større diskretion og mindre ventetid for den enkelte borger og i særdeleshed optimerede arbejdsgange for medarbejderne på stedet.